Gizlilik Politikası

1. Hizmet sağlayıcı ve iletişim

EpaSoft işletme yönetimi yazılımı, EPASOFT tarafından sunulmaktadır. Bu metin, epasoft.com.tr web sitesi ve EpaSoft uygulamasındaki Google Takvim bağlantısı da dahil olmak üzere kişisel verilerin işlenmesini açıklamaktadır.

İletişim ve veri talepleri: destek@epasoft.com.tr. Emek Mahallesi ZiyaGökalp Bulvarı No:103/A Odunpazarı/ESKİŞEHİR

2. İşlenen veri kategorileri

EpaSoft kullanımı sırasında hesap kimliği, işletme ve yetki bilgileri, kullanıcı tarafından girilen servis/randevu kayıtları, notlar, müşteri ve iletişim bilgileri ile sistem güvenliği için gerekli teknik kayıtlar işlenebilir.

Google Takvim entegrasyonu açıkça yetkilendirildiğinde bağlı Google hesabının takvim tanımlayıcısı, takvim listesi, etkinlik başlığı, açıklaması, tarih/saat, etkinlik tanımlayıcısı ve eşitleme için gerekli değişiklik bilgileri kullanılabilir. Etkinliğin içeriğinde kullanıcı tarafından girilmiş başka kişisel bilgiler de bulunabilir.

3. Google Takvim erişimi ve amaç

EpaSoft, kullanıcının Google hesabını kendi isteğiyle bağlaması üzerine Google Calendar API aracılığıyla aşağıdaki kapsamları kullanır:

• calendar.events: Takvim etkinliklerini görüntülemek, oluşturmak, değiştirmek veya silmek; böylece EpaSoft Ajanda ve Google Takvim arasında çift yönlü eşitleme sağlamak.
• calendar.calendarlist.readonly: Google hesabındaki kullanılabilir takvim listesini okumak ve takvim eşleştirmesini gerçekleştirmek.

İşleme, randevuların iki takvim arasında eşlenmesi, kullanıcıların planlama yapabilmesi, tarih değişikliklerinin yansıtılması, yinelenen kayıtların önlenmesi ve senkronizasyon hatalarının çözümlenmesi ile sınırlıdır. Kullanıcının Google hesabı parolası EpaSoft tarafından istenmez veya saklanmaz.

4. Kişisel etkinliklerin görünürlüğü

Google Takvim'den EpaSoft'a alınan kişisel etkinlikler, Google hesabını bağlayan EpaSoft kullanıcısına ait olarak işaretlenir ve diğer personel hesaplarından ayrı tutulması amaçlanır. Ortak işletme servis kayıtlarının yetkili kişilerce görüntülenmesi ise EpaSoft'un işletme/rol yetkilerine göre yönetilir.

İşletme kullanıcıları, takvim etkinliklerine müşteri telefonu, adresi veya sağlık gibi hassas bilgileri eklemeden önce paylaşım ve yetkilendirme ayarlarını değerlendirmelidir.

5. Saklama, güvenlik ve erişim

EpaSoft, bağlantı için Google tarafından verilen yetkilendirme yenileme belirtecini (refresh token) uygulama sunucusunda korumalı biçimde saklar. Takvim senkronizasyonu için gerekli etkinlik kayıtları ve eşleştirme kimlikleri hizmetin çalışabilmesi amacıyla veritabanında tutulabilir. Kullanıcı erişimleri hesap ve personel yetkileriyle sınırlandırılır.

Veriler, kullanım amacı ve geçerli mevzuat gerektirdiği süreyle saklanır. Yedekler, işlem günlükleri ve zorunlu kayıtların saklanma ve silinme süresi altyapı ve hukuki yükümlülüklere göre ayrıca belirlenir. İnternet hizmetleri için mutlak güvenlik garantisi verilemez.

6. Veri paylaşımı ve yurt dışına aktarım

Google Takvim'e etkinlik gönderilmesi, kullanıcının yetkilendirdiği Google hesabıyla Google altyapısı üzerinden veri alışverişi yapılmasını gerektirir. Barındırma, yedekleme veya güvenlik gibi teknik hizmetler için yetkili hizmet sağlayıcılardan yararlanılabilir. Yasal bir zorunluluk bulunduğunda yetkili mercilerle bilgi paylaşımı yapılabilir.

Google hizmetleri nedeniyle verilerin yurt dışında işlenmesi veya aktarılması söz konusu olabilir. Uluslararası aktarım süreçleri, 6698 sayılı KVKK ve uygulanabilir diğer düzenlemelere uygun yürütülmelidir. Bu metin tek başına yurt dışı veri aktarımı için gerekli hukuki mekanizmaları sağlamaz.

7. Google hesabının bağlantısını kaldırma ve silme

Kullanıcı EpaSoft Ajanda'daki Google Takvim ayarlarından hesabının bağlantısını kaldırabilir. Bağlantının kaldırılması üzerine entegrasyon hesabı, eşleştirme kayıtları ve Google'dan içeri aktarılmış kişisel Ajanda etkinlikleri uygulama veritabanından silinir. Bu işlem Google Takvim hesabındaki etkinlikleri silmez. EpaSoft içinde ayrıca oluşturulmuş işletme randevuları ve mevzuat gereği tutulması gereken kayıtlar ayrı değerlendirilebilir.

Google hesabının verdiği yetkiler, Google Hesabı bağlantıları sayfasından da yönetilebilir. Verilere erişim, düzeltme veya silme talepleri için aşağıdaki iletişim kanalı kullanılabilir.

8. Veri işleme dayanakları ve haklar

Kişisel veriler; bir hizmetin sunulması için gerekli olması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebiyle sözleşmenin kurulması veya ifası, meşru menfaatler ve gerektiği durumlarda açık rıza gibi ilgili mevzuatın izin verdiği hukuki sebeplerle işlenebilir. Google bağlantısının yetkilendirilmesi ile veri koruma mevzuatı kapsamındaki açık rıza süreçleri birbirinden farklı olabilir.

İlgili kişiler, KVKK'nın 11. maddesinde yer alan hakları kapsamında veri işleme hakkında bilgi talep edebilir, mevzuattaki koşullara göre verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteyebilir ve diğer yasal haklarını kullanabilir.

9. Çerezler ve teknik kayıtlar

Uygulama, oturumun açık kalması ve güvenli giriş işlemleri için gerekli oturum çerezlerini kullanabilir. Sistem performansı ve güvenliği için IP adresi, zaman damgası ve işlem/hata günlükleri işlenebilir. Pazarlama veya analitik çerez kullanılıyorsa, bunlar için ayrı ve doğru bilgilendirme yapılmalıdır.

10. Değişiklikler ve iletişim

Bu metin, EpaSoft'un veri işleme süreçleri değiştikçe güncellenebilir. Önemli değişiklikler uygun yöntemlerle kullanıcılara bildirilir. Başvuru ve sorular için: destek@epasoft.com.tr.

Bu sayfa teknik hazırlık amaçlı bir taslaktır; yayımlanmadan önce gerçek işletme unvanı, veri saklama, yurt dışı aktarım ve altyapı uygulamalarıyla karşılaştırılıp hukuki açıdan gözden geçirilmelidir.